Credibilidade de canal de denúncia é desafio para Odebrecht
No papel, medida anunciada na semana passada já existia na empresa; consultorias dão dicas para "whistleblowing" eficiente
No mea culpa publicado na semana passada pela Odebrecht, um dos temas que saltam à vista é a promessa da empresa de implementar um canal de denúncias para que seus colaboradores possam dar o alarme caso identifiquem más práticas realizadas pela companhia ou seus parceiros comerciais.
Uma ideia bastante boa e que pode trazer importantes avanços para o nascente programa de compliance da maior empreiteira do país. Com um porém: nos últimos anos, a Odebrecht já dizia possuir tal canal.
Se de fato possuía, tudo indica que não funcionava. Ou ninguém utilizava o tal sistema, ou as informações eram ignoradas, ou as pessoas que denunciavam eram quem acabava sofrendo as consequências. Essas são falhas comuns de canais de denúncias implementados sem os devidos cuidados, como garantias de confidencialidade, o engajamento da liderança e a utilização de terceiros para avaliar a seriedade das denúncias.
Na Odebrecht, a viabilização de um canal de denúncias eficiente esbarra em um obstáculo adicional, que é a rejeição ostensiva dos líderes máximos da empresa aos princípios que norteiam a denúncia de irregularidades.
A rejeição foi exemplificada de forma cristalina pelo então presidente do grupo em declarações à Justiça no ano passado.
“Se elas [minhas filhas] brigassem, eu perguntasse quem começou, e uma dedurasse a outra, eu talvez brigasse mais com quem dedurou do que com aquela que fez o fato”, disse Marcelo Odebrecht, ex-presidente e herdeiro da empresa, na ocasião.
Não seria nenhuma surpresa, portanto, se a cultura adversa expressada pela liderança, o medo de retaliação resultante e a possível falta de resultados de denúncias tenham acabado com a credibilidade do programa – um problema comum a várias empresas.
Para que o programa de “whistleblowing” (palavra que está destinada a se consolidar no vocabulário empresarial brasileiro) cumpra com sua função de reduzir a exposição da empresa a irregularidades, a Odebrecht e outras companhias brasileiras podem aprender da experiência de outros países onde o incentivo às denúncias já contam com maior tradição, em especial nos Estados Unidos.
De acordo com a consultoria Navigant, por exemplo, a implementação de uma linha telefônia do tipo “hotline” ou outro canal de denúncia para funcionários e parceiros comerciais marca apenas o começo do trabalho. O que define o sucesso ou não da iniciativa é o que a empresa faz com as informações obtidas através deste canal.
“Infelizmente, nossa experiência mostra que, enquanto muitas empresas investem em ‘hotlines’ e programas de whistleblowing similares, grande parte delas deixou de investir adequadamente em um processo para analisar, priorizar e responder com prontidão às dicas dos autores das denúncias de uma forma sistemática, replicável e defensível.”
Cinco estágios
Para que isso não aconteça, a consultoria recomenda que as empresas utilizem um sistema de triagem semelhante ao que fazem os hospitais em suas salas de emergência. Dessa maneira, os casos mais graves devem receber prioridade da alta administração, enquanto que os mais corriqueiros são encaminhados para os departamentos específicos.
A Navigant diz em um relatório que, de maneira geral, as denúncias dos funcionários, que não incluem apenas temas de corrupção, podem ser dividas em cinco grupos.
O primeiro inclui casos de fraudes ou irregularidades que não trazem risco de dano financeiro ou reputacional para a companhia. Por exemplo, envolvendo furtos isolados por parte de empregados. As denúncias deste grupo podem ser resolvidas de forma razoavelmente simples pelos departamentos afetados, ou pela administração da empresa.
O segundo grupo abriga casos mais sérios, por exemplo, implicando furtos continuados por parte de empregados ou a apresentação contínua de relatórios de despesas falsos. Tais incidentes revelam possíveis falhas pontuais do controle interno, e sua solução pode implicar a mudança de processos da empresa. A participação da auditoria interna pode ser necessária para garantir que as falhas de processo identificadas não voltem a acontecer.
Já o grupo três trata de irregularidades que revelam a falha generalizada de aspectos dos programas de controle interno, por exemplo em casos de fraude, corrupção e desvios de dinheiro por parte de funcionários, gerentes de nível médio ou parceiros comerciais. Como não implicam a participação dos diretores mais importantes da empresa, as consequências em termos financeiros não são tão graves, mas ainda assim é necessário que a liderança da empresa esteja envolvida na apuração dos fatos e remediação das falhas reveladas pela investigação.
A coisa começa a esquentar mesmo no quarto grupo, onde as irregularidades têm potencial para impactar os resultados financeiros da empresa e são sérias o suficientes para revelar uma falha completa dos controles internos. A alta liderança não está envolvida nas atividades inidôneas, mas as falhas de controle interno são severas o suficiente para exigir a participação de agentes externos na investigação.
O quinto grupo é o que, no Brasil, poderíamos chamar de Nível Lava Jato. Neste grupo, as denúncias envolvem diretamente os membros da alta direção da empresa e colocam em risco a reputação do grupo. A apuração exige o envolvimento de consultores externos e especialistas forenses independentes. A empresa deve se engajar em um esforço para garantir a integridade física das informações que podem estar contidas em servidores, computadores, telefones celulares e outros equipamentos.
Responsabilidade
A Navigant também observa que, para que o canal de denúncias tenha algum efeito, é necessário que os funcionários saibam com clareza que é o responsável pela sua gestão, e como as informações coletadas são tratadas.
Ademais de graves irregularidades, as denúncias, caso elas sejam analisadas e quantificadas de forma correta, podem ajudar a empresa a identificar tendências como a prevalência de assédio sexual ou bullying, e assim evitar ações judiciais futuras.
Outra consultoria, a Navex Global, propõe 12 medidas para que os potenciais denunciantes se sintam motivados para revelar as irregularidades que observam na organização.
Elas incluem a garantia da confidencialidade e a paciente explicação do processo de apuração e prosseguimento das denúncias aos seus autores. Mas também medidas que podem ser indispensáveis especialmente em empresas onde a direção expressou desprezo pelo papel dos denunciantes, como no caso do ex-presidente da Odebrecht.
Um dos desafios é dirimir o medo de retaliações. Para isso, são necessárias medidas simples como assegurar que os chefes dos delatores não lhes demonstrem antipatia ou lhes encham de trabalho extra sem motivo.
A Navex Global recomenda que a empresa monitore a situação dos empregados que fizeram denúncias de forma consistente, por exemplo por meio de reuniões mensais durante três meses, e trimestrais durante um ano. “Se um gestor identifica retaliações, ações instantâneas devem ser tomadas”, argumenta a Navex em um estudo.
Todo mundo tem um papel
Finalmente, é preciso ter em mente que a eficácia dos canais de denúncia em particular, ou dos programas de compliance em geral, não depende só das empresas.
Tome-se o caso das autoridades americanas, que estão implementando uma série de incentivos, incluindo financeiros, para que irregularidades corporativas sejam não apenas denunciadas, mas também adequadamente apuradas.
A Navigant observa que, em caso de temas que devem ser apurados pela SEC, a equivalente americana da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), as autoridades recomendam que as denúncias sejam propriamente apuradas e solucionadas em um período de 120 dias.
Se depois disso a alta direção da companhia não se mexeu, os responsáveis pela área de compliance ou auditoria são cominados a notificar diretamente as autoridades a respeito das supostas irregularidades.
Neste caso, se a denúncia proceder e a SEC recuperar dinheiro desviado como resultado da apuração, o profissional que encamihou a denúncia pode receber entre 10% e 30% do valor recuperado.
Clique aqui para ter acesso ao estudo da Navigant, e aqui, para baixar o estudo da Navex Global.
